Una práctica bastante extendida a la
hora de ponerse a realizar una presentación es directamente encender nuestro
ordenador y empezar a elaborar diapositivas. Aunque esto puede funcionar para
presentaciones muy cortas es claramente ineficiente en la mayoría de los casos.
Esto es así porque al bien poco de haber empezado la tarea empezaremos a lidiar
con cuestiones como “Que fuente de letra utilizo” o “Qué color pongo
de fondo” en lugar de ocuparnos de temas más importantes como qué
temas va a incluir el contenido y cómo estructurarlos. Así que es
interesante reflexionar antes de empezar actuar.
Antes de empezar una presentación a
ciegas o de perdernos en detalles superfluos merece la pena dedicar un tiempo a
reflexionar sobre nuestra tarea.
Realizando las preguntas
adecuadas
Para analizar la tarea de realizar
una presentación es importante centrarse de entrada en los aspectos claves y
dejar el resto para más adelante. Está claro que preguntarse por el tipo de
fuente a utilizar o el color de fondo son aspectos a tener en cuenta pero no
son preguntas clave. Ahora bien, vamos a romper un mito sobre una pregunta que
muchas veces es considerada clave a la hora de abordar una presentación y NO lo
es:
¿Cuántas diapositivas debe tener
la presentación?
Que una presentación sea exitosa no
es una cuestión de cantidad sino de calidad, existen grandes presentaciones de
15 minutos con más de 100 diapositivas y otras de una hora sin ninguna
diapositiva. A modo de ejemplo en el siguiente video se puede ver una
presentación sobre identidad digital de infinidad de diapositivas que no dura
más de 15 minutos que aunque está en inglés resulta muy visual:
Una vez tenemos claro cuales NO son
las preguntas adecuadas vamos a centrarnos en las que SI lo son.
¿Cuál es la motivación y
objetivo de la presentación?
No es lo mismo tener que presentar un tema teórico en el marco de una
asignatura que los resultados de un trabajo práctico. En el primer caso puede
ser interesante, por ejemplo, acompañar la presentación con un dossier con los
detalles de las fórmulas u otros contenidos que no son aptos para
diapositivas mientras que en el segundo podemos encontrar buenos aliados
en los diagramas y los gráficos. En ambos casos el objetivo es distinto y ello
va a marcar el tipo de presentación, por ello es importante saber antes de nada
cuál es nuestro objetivo.
¿Cuál es el mensaje
central?
La respuesta a la pregunta anterior
nos enfoca para responder a esta pregunta que es una de las primordiales. Formulada
de otra manera vendría a ser:
¿Si tu audiencia solo fuera
capaz de recordar una idea de la presentación cuál tendría que ser?
Hoy en día todos recibimos una
cantidad de información abrumadora de la que solo procesamos una parte muy
reducida así que nos podemos dar por satisfechos si conseguimos que el público
sea capaz de recordar una idea de la presentación. Esa idea evidentemente debe
representar la esencia de lo que queremos decir y debe ser el mensaje central
sobre el que girará nuestra presentación.
Por ejemplo si estamos realizando una
presentación sobre la teoría de la relatividad podemos contar muchas cosas, dar
ejemplos, hablar sobre la vida de Einstein… Pero donde tenemos que centrar
esfuerzos es en que la gente recuerde lo de E=mc2 y que
entienda su significado
¿De cuánto tiempo
disponemos?
Tal como comentábamos, el número de
diapositivas que debe tener la presentación no es la cuestión, lo que sí hay
que tener en cuenta de cara a limitar la extensión de nuestra exposición es el
tiempo que tenemos asignado para la misma.
A la hora de calcular el tiempo total de la exposición hay que asignar un cierto tiempo para el turno de preguntas del público y dejar un cierto margen de seguridad por si nos extendemos más de lo previsto inicialmente. Es muy importante realizar como mínimo un ensayo antes del día de la exposición para comprobar que nos ajustamos al tiempo del que disponemos.
A la hora de calcular el tiempo total de la exposición hay que asignar un cierto tiempo para el turno de preguntas del público y dejar un cierto margen de seguridad por si nos extendemos más de lo previsto inicialmente. Es muy importante realizar como mínimo un ensayo antes del día de la exposición para comprobar que nos ajustamos al tiempo del que disponemos.
Si tenemos que realizar una presentación de larga duración debemos
entonces procurar cada cierto tiempo incluir elementos que rompan la
monotonía, como interactuar con el público, contar una anécdota, algún toque de
humor…
¿Quién es nuestra audiencia?
Está claro que hablamos de forma
diferente según a quien nos dirigimos, pues sucede algo parecido a la hora de
realizar una presentación.
El tono y estilo de una presentación
va a ser muy diferente si está realizada por un profesor para sus alumnos, o si
se trata de un alumno que presenta ante un tribunal de profesores o si la
presentación es entre compañeros de clase.
Así pues saber quién es nuestra
audiencia nos ayuda a perfilar el estilo de la presentación pudiéndola hacer
más o menos informal, añadir puntos de humor que conecten con la audiencia etc.
¿Qué información hay que
incluir?
Normalmente acostumbramos a incluir
en la presentación TODA la información que se va a exponer lo cual es un error
porque, si ya está toda la información, ¿cuál es el valor añadido del orador
más allá de leer el texto de las diapositivas?
Muchas veces menos es más, y está
demostrado que los elementos superfluos que no aportan información solo sirven
para desviar la atención. Así que plantea mejor la pregunta de esta manera:
¿Qué información se puede
omitir?
Hay que recordar que las diapositivas
son un soporte visual que pueden combinarse con otros elementos como el uso de
pizarras o repartir fotocopias con desarrollos de fórmulas…
Antes de empezar el viaje
es mejor planificar el recorrido
Una vez contestadas las preguntas
clave probablemente ya habrás imaginado un primer esbozo de cómo va a ser la
presentación y en la cabeza te hiervan un montón de ideas para incluir en las
diapositivas. Llegados a este punto se sienten unas ganas irrefrenables de
abrir nuestro programa de hacer presentaciones y ponernos manos a la obra pero
aún no es el momento adecuado.
Antes de empezar a elaborar
diapositivas es necesario tener un esbozo de cómo va a ser la presentación y es
mucho más práctico hacerlo en lápiz y papel porque es más sencillo ir tachando
y añadiendo elementos. Si nos ponemos a hacer diapositivas sin el esbozo es muy
fácil perderse en los detalles de ideas sueltas sin tener un guión general que
las orqueste, por tanto:
AÚN NO ENCIENDAS LA COMPUTADORA
Redacta una lista con ideas
candidatas
Las ideas igual que vienen se marchan
así que empieza por redactar todas aquellas ideas que se te han ido ocurriendo
y que podrían ser incluidas en la presentación. De hecho este proceso es bueno
empezarlo en la fase de reflexión inicial ya que a medida que vayas realizando
las preguntas clave te irán surgiendo muchas ideas. Simplemente apúntalas sin
juzgarlas, ya realizarás la criba más adelante.
Una vez tengas una lista bien nutrida
de ideas, dedica un tiempo a ordenarlas y categorizarlas y empieza a filtrar
las que no te parezcan adecuadas. Puedes usar diferentes herramientas para este
proceso desde un folio, con lápiz y goma de borrar hasta post-its y una pizarra
o pared. Los post-its son muy interesantes para este proceso porque permiten ir
moviendo y agrupando las ideas de un lado para otro de forma rápida y nos dan
una perspectiva panorámica de todos los elementos.
Si te sientes más cómodo puedes usar
el ordenador pero rápidamente comprobarás que no es la herramienta más
eficiente para este menester. Puedes aplicar cualquier método que conozcas para
optimizar el proceso de generación y categorización de ideas como realizar
un brainstorming, mapas mentales u otras técnicas de
creatividad.
Fase de Diseño
"El diseño es el alma de una creación
que expresa en sí mismo la esencia de lo creado"
Steve
Jobs
Tal como indica Steve Jobs (que es
uno de los grandes gurús en esto de realizar presentaciones) el diseño es una
de las partes más importantes porque determina como va a percibir el mensaje
nuestra audiencia. Desgraciadamente es una de las partes más descuidadas.
Estamos acostumbrados a crear las
presentaciones como una concatenación de diapositivas que siguen el patrón de
alguna plantilla “prefabricada” y que contienen cantidades excesivas de texto
estructurado en “bulletpoints”. Para intentar arreglar el entuerto de vez
en cuando las adornamos con algún gráfico y clipart lo cual aun las hace más
recargadas.
Si queremos hacer que nuestras
presentaciones sean memorables tenemos que ser capaces de romper este cliché.
Elaboremospresentaciones
que marquen la diferencia y que sean
capaces de sorprender e inspirar a la audiencia en lugar de ser monótonas y
aburridas.
Si antes teníamos que interpretar el
papel de un director de cine para crear un StoryBoard ahora pongámonos en la
piel de un diseñador para abordar esta fase de la aventura.
Usar la presentación como
soporte visual, no de texto
Uno de los errores más comunes en las
presentaciones es que no entendemos la finalidad de la herramienta que estamos
utilizando. A menudo utilizamos la presentación como un soporte de texto que en
los peores casos se usa como teleprompter lo cual es garantía de aburrimiento.
En realidad las diapositivas son solo un soporte visual, el alma de la
presentación es y debe ser el orador.
La
presentación está destinada a la audiencia no al orador
La mayoría diseñamos la presentación
para que contenga un resumen de las ideas ( o en el peor de los casos las ideas
sin resumir ) que vamos a ir explicando y así nos sirve de guión para no
perdernos. Esto es muy útil para el orador, pero ¿es necesario que toda la
audiencia vea tu chuleta? Si necesitas notas para no perderte, úsalas, pero sin
mostrarlas a todo el mundo.
Además de lo anteriormente expuesto
existen dos motivos por los que se debe evitar
usar la presentación como si se tratara de un teleprompter
|
Recibir
información por diferentes canales genera confusión
|
La
gente lee más deprisa de lo que hablas por lo tanto no resultas de utilidad
|
Está comprobado que
si recibimos información de forma escrita y oral no podemos procesar ambas a la
vez con lo que acabamos prestando atención únicamente a uno de los dos canales
de información. Si a esto le sumamos el hecho de que las diapositivas se leen
en menos tiempo del que el orador necesita para exponerlas el resultado es que
la audiencia presta atención a las diapositivas en lugar de al orador o en el
peor de los casos a ninguno de los dos.
Hay que tener en cuenta que la
presentación la da el orador, no las diapositivas. Si toda la información ya
está contenida palabra por palabra en ellas, entonces ¿para qué es necesario el
orador? Es por esto que debemos usar la presentación como un soporte visual que
refuerce y remarque el mensaje que estamos dando pero sin robarnos el foco de
atención. Hay que recordar lo que dice John Medina, biólogo molecular, en una
de las brain rules de
su libro:
Incluye únicamente una idea
por diapositiva
Alguna vez te has preguntado cuál es
el coste de añadir una diapositiva…. 0$. Entonces ¿porque acumulamos tanta
información por diapositiva en lugar de descomponerla en varias?
Intenta incluir únicamente una idea
por diapositiva. Condensar demasiada información sólo ayuda a perder la
atención de nuestra audiencia.
Si irremediablemente tienes que
incluir varias ideas en la misma diapositiva (intenta evitar los bulletpoints)
haz que estas aparezcan secuencialmente. El uso de animaciones te puede ayudar
a conseguir que la gente mantenga el foco en la idea actual
Aplica la regla de los
tercios
A la hora de situar los
elementos que van a componer la diapositiva es interesante que no estén
desparramados sino que estén distribuidos uniformemente en el espacio de forma
armónica entre sí.
Para ello es importante que nuestras
diapositivas no se vean sobrecargadas de elementos. Es primordial dejar
espacios en blanco
Un truco que puede resultar de
utilidad es el de aplicar la regla de los tercios. Dicha técnica se utiliza
sobre todo por fotógrafos en la composición de fotografías de paisajes o retratos.
Para ello divide mentalmente la
diapositiva en 9 cuadrantes idénticos tal como se puede ver en la imagen
anterior. Si te cuesta realizar esta división de forma mental puedes activar la
opción de ver líneas de cuadrícula en tu software de diapositivas (en el
PowerPoint puedes encontrar esta opción dentro del menú Vista).
A partir de aquí intenta que los
distintos objetos que tengas que incluir estén en sintonía con la simetría que
te ofrecen los cuadrantes dibujados. Esto incluye tanto cuadros de texto como
imágenes, gráficos….
En el siguiente ejemplo puedes ver la
misma diapositiva diseñada sin tener en cuenta esta simetría (a la izquierda) y
luego la misma diapositiva intentando mantener la simetría de los tercios (a la
derecha). Para aplicar los conceptos se ha tenido que recolocar el texto y
buscar una imagen acorde con la distribución espacial que nos convenía.
Evitar las plantillas
prefabricadas
El uso de una plantilla como fondo
para las diapositivas es una práctica muy extendida a la hora de hacer
presentaciones. La idea es conseguir una cierta homogeneidad en toda la
presentación a la vez que un toque elegante y profesional sin tener que
esforzarnos.Nada más lejos de la realidad.Lo que le da homogeneidad a la
presentación no es que en todas las diapositivas se repita el mismo logo o
banner y una imagen de fondo sino que tenga un estilo propio que esté patente
de principio a fin. Usar una plantilla no da homogeneidad sino monotonía.
Por otra parte todo el mundo acaba usando las mismas plantillas (ya que vienen de serie cerca de una docena y son muchos quienes las utilizan ) con lo que ya de entrada se crea la sensación de estar viendo algo repetido.
Por otra parte todo el mundo acaba usando las mismas plantillas (ya que vienen de serie cerca de una docena y son muchos quienes las utilizan ) con lo que ya de entrada se crea la sensación de estar viendo algo repetido.
Otro inconveniente que tiene el uso
de plantillas es que en la mayoría de las ocasiones dichas plantillas son muy
oscuras o muy recargadas que es precisamente lo opuesto a lo que nos interesa
que es tener claridad y evitar elementos superfluos. Así que no
dejes que tu software defina el estilo por ti, defínelo tú mismo.
Elige bien el tipo y tamaño
de fuente
Cualquier texto que pongamos en una
diapositiva debe poder ser leído incluso desde la última fila de la sala, de
lo contrario estamos discriminando a una parte de los asistentes. Este es un
motivo más para no incluir todo lo que vamos a decir en las diapositivas ya que
las fuentes 16 ó 18 son difícilmente legibles a unos cuantos metros de
distancia.
En cuanto al tipo de fuente a
utilizar hay que encontrar un equilibrio entre originalidad y
eficiencia. Cuando elijas una fuente, evita las que usa todo el mundo
(Arial) pero ojo con
usar fuentes no universales. Intenta que
la fuente resulte sencilla de leer.
Está comprobado que para titulares y
tamaños grandes de fuente (que es lo que nos aplica) resultan más fáciles de
leer las fuentessin serifas (sansserif) mientras que para el texto
de documentos ocurre lo contrario. En la imagen de la izquierda puedes ver un
tipo de fuente sin serifas, en el medio uno con serifas y en la derecha las
serifas resaltadas en rojo.
Usa imágenes para ilustrar
tus diapositivas
Recuerda la regla de John Medina: “El sentido de la vista eclipsa al resto” y aprovéchalo para
conseguir un mayor impacto y atención de tu audiencia. Una buena manera es la
de añadir imágenes a las diapositivas. Da rienda suelta a la creatividad pero
con criterio para que las imágenes tengan concordancia con lo que se expone y
no sean elementos superfluos que están para adornar.
Intenta evitar el uso del Clipart a
toda costa substituyéndolo por imágenes reales ya que el efecto es muy
diferente. Los objetos de clipart tuvieron su auge a principio de los 90 pero
ahora ya están muy desfasados. En las siguientes imágenes puedes ver la
diferencia de realizar la misma diapositiva con ClipArt o con una imagen real.
Pero ¿Dónde se pueden conseguir
imágenes que sean consistentes con nuestras diapositivas y que además tengan
una licencia que nos permita usarlas sin problemas?
Existen alternativas de pago en las
que por un precio no muy elevado se pueden conseguir imágenes pero la realidad
es que poca gente quiere pagar por conseguir imágenes. Una de las mejores
fuentes de imágenes gratuitas es flickr, donde millones de usuarios cuelgan sus fotografías,
muchos de ellos con licencias CreativeCommons.
El problema es que buscar imágenes a
través de flickr puede resultar una tarea tediosa. Para solucionar esto existen
buscadores como compfight que
de un solo plumazo nos muestran muchas más fotografías tal como se puede ver en
este ejemplo:
Basart, I. (2009). Creación de presentaciones
efectivas. Recuperado el 03 de Agosto de 2011, de
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